留守中の電話対応を改善

電話

有人ならではの応対

外回り等で社員が全員出払ってしまうとき、オフィスの代表電話を留守番電話に切り替えておけば、重要な連絡などが入った場合も後刻チェックすることができます。ただ、中には留守番電話のテープ音声が苦手で、大事な用件があるのに何も言わずに電話を切ってしまう人もいます。そうなると、ビジネスにも支障が出るおそれがあります。そんな時に利用すると便利なのが、電話代行サービスです。電話代行サービスは、自分が電話に出られない時にあらかじめ機器を設定しておけば、かかってきた電話が業者の許に自動転送されるというものです。電話代行を利用した場合、転送先ではオペレーターが依頼された社名等を名乗って応対するため、相手方は転送されていることに気づきません。電話受付専門の事務員であろう程度の認識で、抵抗なくメッセージを預けてくれます。通話の内容は、メール等によってすみやかに報告されます。ですから急を要する案件であっても、出先においてモバイル端末でメールを確認し、折り返し連絡するといった迅速な対応が可能になります。さらに業者によっては、緊急の通話を依頼者の携帯電話に再転送するサービスを行っているところもあります。これを利用すれば、どこにいても内線電話を引き継ぐような感覚で応答することが可能です。こうした利点の他に、電話代行サービスにはコスト面でのメリットもあります。同様の電話対応を実現するために事務員を直接雇用するとなれば、当然人件費が継続的にかかります。しかし電話代行サービスの利用料金は低廉であるうえ、コストパフォーマンスに不満があれば別の業者に切り替えることも可能なので、極めて経済的です。